Verbeteren van processen en producten is voor veel kleinere MKB ondernemers, denk ik, een niet dagelijkse activiteit om structureel aan te pakken. Veelal wordt er gewerkt vanuit de dagelijkse hectiek en is het structureel verbeteren van de organisatie niet een warm gedragen thema.
Zelf was en ben ik er ook niet echt super door gemotiveerd, het afleren van aangeleerd gedrag heeft tijd en doorzetting nodig en ik merk dat ik ook wel heerlijk lui kan zijn. Heb ik eindelijk alle administratie weer op orde beloof ik aan mijzelf het beter bij te gaan houden in het vervolg. Nog geen week later merk ik dat de stapeltjes weer worden gemaakt. En dat terwijl collega's vinden dat ik netjes, gestructureerd en overzichtelijk werk, alsof ik alles onder controle zou hebben. Not!
Toch wordt ik gegrepen door het verbeteren van processen, wellicht door mijn eigenschappen zoals genoemd in de
Belbin teamrollen test, bedrijfsman en waarschuwer. Wat ik ooit leerde als saaie stof bij kwaliteitskunde is met de komst van de overkoepelende lean / 6-sigma methodiek zo veel leuker geworden. Er zijn legio methodieken voor diverse processen alsof je een schitterende gereedschapskist hebt gekregen. Ja het gaat over meten, analyseren en soms statistiek maar ook over de veel interessant aspecten als kennis ontsluiten, overleggen, teamplay, waardering van mensen en verbeteren van de werkomgeving. En dit is waarom ik het zo een interessant en motiverend onderdeel vind, het gaat allemaal over teamplay.
Alle benodigde kennis is aanwezig in uw organisatie
In elke organisatie zit veel kennis op alle lagen in de organisatie, niet in titels en opleidingen, maar juist in de medewerkers die al jaren op de werkvloer bezig zijn, alles hebben mee gemaakt over de jaren heen en loyaal zijn gebleven aan hun werk en werkgever. Ik denk dat juist daar de kennis zit over de potentie van het verbeteren en hoe dit zou moeten. De kunst is om juist deze mensen een veilige omgeving te bieden waarin ze kunnen vertellen wat anders zou kunnen en de mogelijkheid hebben dit proefondervindelijk uit te proberen. En dan zit de aanpak niet in "hoe kun je 10% meer productie draaien" maar meer in "wat heb je nodig als we de productie gaan verdubbelen" of "hoe wil je werken als je nog maar de helft van de tijd krijgt voor deze bewerking". Deze vraagstelling is alleen om andere oplossingsrichtingen in beeld te krijgen door structureel anders te moeten denken.
Management is faciliterend in het proces
Hoe vaak merk je niet dat het management een doel stelt, dit in de organisatie neer legt en vervolgens iedereen morrend aan het werk gaat om het te realiseren. Juist tegenwoordig met alle spreadsheets is dit extreem geworden, soms wel genoemd als
intensieve menshouderij. De organisatie zucht en zwoegt, het management meet en toetst en aan het eind kloppen de spreadsheets zoals het management heeft gedicteerd. Wat hebben we het allemaal weer goed gedaan, volgend jaar nog hogere targets! Juist bij lean / 6-sigma zal het management faciliterend moeten optreden aan de werkvloer. Wat moet er veranderen, welke investering vraag dat, steun de gemaakte keus, doe de investering en pas de procedures aan. De enige taak van het management is een omgeving te creëren waarin de medewerkers goed kunnen functioneren. That's all!
Investeringen zijn erg beperkt
Veel investeringen om efficiënter te produceren zijn erg beperkt in investeringen van opleidingen, gereedschappen en inrichting. Daarnaast zijn veel verbeteringen erg snel en eenvoudig te realiseren. Een erg leuke oefening, die ook het verschil geeft in inzicht tussen management en werkvloer, is de vraag te stellen "waar heb je last van in je dagelijkse werk". En dit dan op twee niveaus neer te leggen. Wat denkt het management dat er moet gebeuren, een top 10 lijst en wat is deze lijst op de werkvloer. Het verschil kan niet groter zijn. Waar een management denkt aan meer productie ruimte, een bovenkraan, nieuwe heftruck, extra keuringsstation, nieuwe oven. De medewerker op de werkvloer wil graag een tweede palletwagen, een luchtdruk aansluiting op de werkplek, betere verlichting, een nieuwe accuboormachine, een hoogte verstelbare werktafel of een andere werkplek locatie vanwege tocht.
Werken in teams
Verbeteren begint vaak op je eigen werkplek met het maken van hulpgereedschapjes, werkplek inrichting, sjablonen en handigheidjes, maar al snel merk je dat bij de volgende verbeteringen je de hulp nodig hebt van de collega die de bewerking doet die voor die van jou zit. Of dat het proces na jou bewerking makkelijker gaat als je het niet zo maar zo aan zou bieden. Of de fout die jij al 8 maanden corrigeert omdat de werktekening nog een oude revisie heeft nu toch eindelijk maar eens door engineering moet worden opgepakt. Al snel merk je dat "verbeter de wereld begin bij jezelf" je niet zo ver brengt als je zou willen. Het is een team inspanning, je maakt het samen, helpt elkaar, spreekt elkaar (positief) aan en je werkt naar hetzelfde doel.
Snel zichtbare resultaten
In de meeste trajecten die worden ingezet, is al binnen 3 maanden zichtbaar resultaat van de doorgevoerde verbeteringen. Dit is te zien in een betere doorloop van productie, minder uitval, hogere leverbetrouwbaarheid, minder fouten, minder hectiek op de werkvloer, het vrijkomen van tijd om volgende verbeteringen te implementeren. Dit wordt ook wel "het laaghangende fruit" genoemd. Zo hebben we ooit gewerkt aan een afleverstelling in de productieruimte, waarin iedereen kon zien of we op schema lagen met de doelstelling. Aan het einde van de week moesten er zo veel dozen staan met gereed product voor verzending. Dit aantal was gebaseerd op een eenvoudige rekensom hoeveel jaaromzet er per week uit moest gaan om dit doel te halen. Iedereen ziet al op woensdag wat de status is en of het vrijdag met elkaar even socializen is in de kantine of toch maar een overwerk maaltijd bestellen.
Lean is niet mean
Lean heeft niets maken met harder werken, uitbuiting, oneerlijkheid, reorganisatie, ontslag, onderbetaling of andere negatieve aspecten. Lean is een middel om met elkaar door minder inspanning de bedrijfsdoelen te behalen. En dit is zeker mogelijk want in een normale organisatie wordt ongeveer 20% van de capaciteit gebruikt aan processen die geen waarde toevoegen. dat is 1 DAG IN DE WEEK! Door processen aan te passen kan de tijdswinst worden ingezet voor extra productie (als de markt er voor is), aantrekken van nieuwe klanten, ontwikkelen van nieuwe producten, verbeteren van bestaande producten en nog veel meer zaken, waardoor er een gezonder bedrijfsresultaat ontstaat en daarbij ook een prettige werksfeer.
Haal een procesbegeleider in de organisatie
Er zijn voor mij een aantal belangrijke redenen om een externe partij in te zetten bij de start van een traject, en wel de volgende;
- Ziende blind zijn: Het maken van de worksflow is vaak een startpunt waarbij er een schema wordt gemaakt van het productie proces door de gehele organisatie en waar de belangrijkste aandachtspunten in de organisatie zich bevinden. Dit geeft de kans om processen inzichtelijk te maken, de prioriteiten te stellen en op basis van externe ervaring en plan op te stellen.
- Vreemde ogen dwingen: Externen kunnen kiezen in hun rol en daarmee bereiken wat je in een normale arbeidsverhouding niet voor elkaar kunt krijgen om mensen in beweging te krijgen, beter dan je dat als manager of directeur kunt doen.
- De spreekbuis zijn: Een externe partij fungeert als buffer tussen de organisatie en het management. Het kan op beide niveaus met het daar gebruikelijke vakjargon communiceren en heeft daarmee een rol als spreekbuis waardoor werkrelaties niet op de spits worden gedreven.
- Zien is geloven: Geef inzicht naar de toekomst, laat medewerkers zien wat het eindresultaat kan zijn door met je externe deskundige op bezoek te gaan naar een soorgelijk bedrijf dat al met de methodiek werkt.
- Time is money: Geldt zeker in dit soort projecten, laat de uitvoering en de bewaking van de uitvoering door de externe deskundige doen om te voorkomen dat je terug valt in de dagelijkse hectiek.
Veel MKB-ondernemers worstelen om het hoofd boven water te houden,
marges staan onder druk, beperkte financiële ruimte in de onderneming
voor investeringen en een steeds grillerige afnemer. Dit artikel is een inleiding op een reeks van minimaal 8 artikelen komende tijd die gaan over het verbeteren van bedrijfsprocessen door te kijken vanuit de 7 invalshoeken van verspilling in een organisatie. Door te kijken waar je slimmer kunt werken is er een directe invloed op het bedrijfsresultaat.
Als ondernemer sta je er zeker niet alleen voor, zoek aansluiting en kennis op dit thema in je regio, denk daarbij aan hogescholen voor een stage of afstudeer opdracht, een regionale kwaliteitskring, bijeenkomsten bij ondernemers in het bedrijf, je branche organisatie of en kijk hoe andere ondernemers ondernemen. Ook de Kamer van Koophandel kan een startpunt zijn voor
vernieuwing. Immers "Beter goed gejat dan slecht bedacht".
Bron: RVO Octrooicentrum 
